Gestão documental em papel: Porque as empresas precisam aderir imediatamente à gestão eletrônica?

Escrito por Camila Denículi Vila Verde – Sócia fundadora e consultora da empresa Doc Expert

O uso dos documentos é necessário para execução de trabalho, tomada de decisão e comprovação. A importância deles se deve aos seus conteúdos, as informações escritas nestes documentos. Eles descrevem, registram e cadastram pessoas, imóveis, equipamentos, contratos, acordos, situações, fatos históricos, pesquisas, doutrinas, etc. Não há limites para a função e uso dos documentos, que são gerados por todos os tipos de pessoas, instituições, empresas e entidades, diariamente.

Gestão documental em papel sempre existiu. As pessoas sempre buscaram organizar e ordenar seus documentos, em suas casas e em seus trabalhos, para poderem, posteriormente, buscá-los e recuperá-los. Para organizar sempre foi necessário criar regras, sistemáticas de ordenação.

Enquanto os documentos são gerenciados apenas na forma de papel, a ordenação e agrupamento são as principais ferramentas de organização documental. É preciso estabelecer regras baseadas em ordenação de nomes, títulos, números ou datas. Também é preciso criar grupos e subgrupos ou categorias e subcategorias, baseados em assuntos, disciplinas, tipos, origem, autor, etc.  Ao guardar um documento, seja em estantes, caixas ou armários, essas regras devem ser atendidas, ou a recuperação do documento fica comprometida.

Dentro das empresas, a problemática mais evidente da gestão documental em papel é o consumo de espaço físico para guarda do acervo, que cresce diariamente. Além disso, o planejamento e organização dos espaços físicos é dificultado, afinal, como prever quantos documentos vão ficar naquela pasta, prateleira, caixa? É necessário fazer reserva de espaços, para que, quando um novo documento for gerado e guardado, tenha lugar ao lado daqueles que precedem ou sucedem a sua ordem, dentro do seu grupo ou categoria devidos.

Porém, existem muitas outras problemáticas, que afetam silenciosamente a produtividade e governança das empresas:

– MOROSIDADE NA BUSCA E RECUPERAÇÃO: As necessidades e hábitos de pesquisa são diferentes para cada pessoa. Isso porque cada uma exerce uma determinada função e tem trabalhos a serem executados diferentes. Algumas pessoas precisam recuperar por data, outras por tipo, outras por disciplina e assim por diante. Uma regra única de ordenação e agrupamento não se faz suficiente para atender plenamente todas as pessoas. Então, é preciso criar índices de pesquisa diferenciados, através de fichas de referência que remetem ao local onde está guardado o documento (Cardex), e isso, na maioria dos casos, não é feito. A recuperação dos documentos fica centralizada em algumas pessoas, que trabalham diretamente com os documentos, nos arquivos, e se torna onerosa. As pessoas que realmente fazem uso das informações dos documentos ficam sem acesso direto a eles ou tem imensa dificuldade em buscá-los e recuperá-los.

– PERDA DE INFORMAÇÕES: Com volume elevado de documentos e muitos processos manuais de manipulação deles, existe grande chance de os documentos serem guardados em locais indevidos e se perderem, retirados para consulta e não devolvidos. Com a perda deles, perde-se todo o conteúdo, pois não existe backup (Cópia de segurança) de documentos em papel.

– PRESERVAÇÃO: A guarda em ambientes não adequados e a manipulação frequente, deterioram os documentos em papel e comprometem a longevidade das informações neles contidas.

– RISCOS AMBIENTAIS: O acúmulo de papéis traz junto consigo acúmulo de pó e atrai insetos.
Se os documentos não forem higienizados, periodicamente, podem tonar o ambiente onde ficam guardados insalubre. Além disso, o acervo em papel tem um enorme potencial de combustão, podendo causar incêndios e fatalidades.

(Na imagem: Arquivos de licitações foram queimados em incêndio na prefeitura de Guairaçá. Fonte: G1)

– MOROSIDADE NOS PROCESSOS: Vários processos de trabalho nas empresas incluem aprovação e assinatura de documentos. O fluxo de trabalho destes documentos em papel é linear, ou seja, só uma pessoa de cada vez consegue executar a etapa do fluxo de trabalho. Se a pessoa estiver em local geograficamente diferente, é necessário aguardar a chegada dela ou enviar por malote/correios o documento. Isso acresce prazo valioso aos processos, que poderia ser dedicado à atividade fim do processo em si.

– ACESSO INDEVIDO: Com o acervo em papel é difícil segmentar os documentos e definir quem deve ter acesso a qual conteúdo. Isso pode prejudicar o acesso de quem deve tê-lo e pior, permitir o acesso indevido de pessoas a informações sigilosas neles contidos.

– RASTREABILIDADE: A consulta, uso e reprodução de documentos em papel não são registrados, portanto não é possível rastrear quem teve acesso aos seus conteúdos.

A GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS, apesar de não ser novidade, é ainda subutilizada pelas empresas. Ela auxilia na resolução ou minimização das problemáticas descritas acima, na medida em que permite:

– Descarte de documentos que não possuem requisito legal de guarda do original, poupando espaço físico e evitando assim riscos ambientais associados aos grandes acervos em papel;

– Busca e recuperação, independente de local geográfico, diretamente da estação de trabalho da pessoa, por todas as informações do cadastro do documento, ou ainda por seu conteúdo, desde que esta aplicação tenha sido implantada nos documentos e na ferramenta de gestão;

– Criação de cópias de segurança dos documentos;

– Preservação das informações e conteúdo dos documentos;

– Implementação de fluxos de trabalho automatizados (Business Process Management / Workflow) para distribuição de tarefas que podem ser executadas por várias pessoas simultaneamente, através de colaboração, e realizadas de qualquer local geográfico.

– Gerenciamento de perfis de acesso e categorias de usuários, para limitar e rastrear o acesso aos documentos.

Portanto conclui-se que a decisão pela gestão eletrônica de documentos é inevitável e URGENTE. Entretanto, não se trata de um processo simples e rápido. Requer investimento inicial pela empresa e implica em diversas mudanças nas rotinas de trabalho das pessoas. É preciso engajamento. Antes de iniciar este processo, a empresa deve procurar ajuda especializada, para planejar a implantação e a manutenção deste processo, que envolve várias etapas, agentes e ferramentas. Desde que bem planejada e implementada, a gestão eletrônica de documentos traz resultados extremamente positivos e o valor investido é recuperado em pouco tempo, através da melhoria na produtividade, economia de espaço físico, redução na impressão de papéis, dentre outras. A implantação mal planejada, no entanto, significa prejuízo e insatisfação dos funcionários, na medida em que não agrega em nada aos processos existentes e ainda pode agravar e dificultar a guarda, recuperação e uso os documentos (leia “Buracos Negros Digitais”).