Buracos negros digitais: porque a simples digitalização não resolve o problema da gestão documental

Escrito por Camila Denículi Vila Verde – Sócia Fundadora e Consultora da empresa Doc Expert

O crescimento acelerado e diário dos acervos documentais em papel deixa empresas e instituições diante de grandes problemas para guardar, conservar e consultar as informações contidas nestes conteúdos. Em grande parte dos casos, as empresas só concentram esforços para gerenciar os documentos quando os acervos físicos tomam proporções enormes, consumindo grande espaço físico para guarda e oferecendo diversos riscos ao local onde estão, tais como incêndio, insalubridade, comprometimento de estruturas prediais, etc. Porém, antes destes problemas extremos aparecerem, outros já se instalaram, tais como perda de produtividade e  falta de informações para tomada de decisão, que geram prejuízos incalculáveis dentro das empresas.

Para resolver estes problemas, muitas empresas buscam a digitalização dos documentos como solução definitiva. Entretanto, a simples digitalização desestruturada, mal avaliada e realizada por fornecedores que não são especializados em gestão documental, além de não resolver o problema por completo, pode gerar enormes buracos negros digitais dentro das empresas, que comprometem a recuperação e uso da informação.

Pense no cenário hipotético de uma empresa, que possui acervo documental de 1.000 itens, que foram digitalizados, gerando arquivos eletrônicos nomeados sem uma regra definida, tais como doc1.pdf, doc2.pdf, salvos sem padrão de arquivamento digital, em qualquer drive do computador local do funcionário ou na intranet. No momento da recuperação da informação, localizar o computador onde foram salvos, encontrar e acessar os 1.000 arquivos eletrônicos gerados, para encontrar o documento necessário, sem dúvidas, será mais oneroso do que folhear os 1.000 documentos do acervo físico em papel.

Além disso, a problemática da guarda dos documentos originais em papel continua existente.

Portanto, antes de iniciar o processo de digitalização, as empresas precisam entender melhor as necessidades de guarda, recuperação e uso de seu acervo documental, através de vários questionamentos, dentre os quais pode-se destacar:

1 – Sobre a guarda do acervo físico:

• Após digitalizar os documentos, é necessário manter o documento original em papel? Por quanto tempo? (Tabela de Temporalidade Documental)
• Qual(is) lei(s) regem a guarda física destes documentos?
• Este documento precisa estar próximo aos locais de trabalho ou pode ser feita guarda remota?
• Se o documento pode ser destruído, como isso deve ser feito?
• Há informações sigilosas?
• Qual o nível de segurança para fragmentação deve ser atendido?

2 – Sobre a Digitalização:

• Ao digitalizar o documento, qual a regra de nomenclatura vai ser utilizada para o arquivo digital gerado?
• Quais os requisitos de resolução de imagem são necessários e suficientes, tendo em vista que quanto maior a resolução, maior espaço de armazenamento este arquivo irá consumir, e espaço digital também custa caro!
• O recurso de OCR (Optical Character Recognition) será realmente útil para a recuperação e uso da informação?

3 – Sobre a gestão dos documentos digitais:

• Onde os arquivos digitais serão armazenados?
• Já existe um software de gerenciamento destes arquivos digitais (GED) que permita a tramitação deles, a guarda e a recuperação?
• Os recursos deste sistema atendem as necessidades de guarda e de uso do acervo documental da empresa?
• Existe equipe disponível na empresa para se dedicar a implantação e cadastro inicial deste imenso lote passivo de documentos no sistema?
• Como estes documentos devem ser cadastrados e indexados neste sistema?
• Qual espaço de armazenamento será necessário?
• Existe estrutura de backup dos arquivos para evitar a perda do acervo digital?

O recomendável é que a empresa ou instituição recorra a uma consultoria especializada, para estudar e avaliar seu acervo documental, a fim de planejar a(s) melhor(es) solução(ões) de gestão aplicável(eis) a sua realidade. Sem dúvidas a gestão eletrônica de documentos é inevitável nos dias atuais, mas a implantação inadequada, através de simples digitalização sem planejamento, pode agravar o problema de gestão documental da empresa e não resolver em nada a problemática da manutenção e guarda dos documentos originais em papel.