Greendocs 7: provendo rastreabilidade a documentos impressos

Escrito por Marketing W3K

A nova versão do Greendocs adicionará uma importante funcionalidade em nossa aplicação EDMS. Isso trará benefícios a clientes do segmentos Engenharia, Construção e  Proprietários de Projetos Industriais.

Aplica-se a clientes que utilizam Greendocs para armazenar e gerir o fluxo de trabalho/distribuição de documentos digitais de engenharia (basicamente MS Office e documentos de AutoCAD).

O Desafio

Diversas companhias e times de projeto precisam manter a rastreabilidade de versões impressas de documentos e gerenciar melhor a sua distribuição aos colaboradores na área de construção e montagem (que normalmente usam documentos impressos). Eles querem ter certeza, por exemplo, que as impressões de projetos, usadas em campo, somente serão consideradas válidas se impressas pelo sistema. Isso reduz o risco de circulação de versões obsoletas e facilita a substituição destas pelas versões atualizadas.

Solução

O Greendocs 7 irá permitir criar arquivos PDF a partir de documentos MS Office e AutoCAD. Isso permite imprimir documentos mesmo de estações de trabalho sem CAD ou Office instalados. Então, é possível definir que esta cópia, gerada a partir de um documento armazenado no Greendocs, seja emitida com uma marca d’água indicando que ela é uma cópia controlada. O texto da marca d’água pode ser definido conforme situação do documento no workflow.

Figura 1: DWG convertido em PDF com a marca d’água

Quando um usuário carrega ou cria uma nova versão de um arquivo CAD, por exemplo, o Greendocs converte ele em PDF e, então, adiciona a marca d’água necessária. O resultado é um novo arquivo que pode ser visualizado diretamente pelo browser ou impresso, fornecendo não somente a possibilidade de impressão e visualização, mas também o controle e restrição de acesso ao arquivo CAD original. Também é possível criar o PDF com o fundo na cor preta, para visualização, já que os engenheiros estão mais acostumados a isso, como exibido na Figura 1.

O Greendocs 7 estará disponível para usuários Cloud e para subscribers on premise em Jan/2017. Mais informações em www.greendocs.com.br